1. Írás előtt tervezzük meg mondandónkat!

Ki fogja a dokumentumot olvasni?

Az Európai Bizottság dokumentumainak olvasói három fő csoportra oszthatók:

• uniós „bennfentesek” – az Európai Bizottságnál vagy az Unió más intézményeinél dolgozó munkatársak;
• az uniós intézményeken kívüli szakértők;
• a nagyközönség – azaz a legtágabb olvasói kör.

Mit szeretnénk elérni?

Mi a dokumentum célja? Mit várunk az olvasótól, mit tegyen, miután elolvasta a szöveget?

• Hozzon döntést?
• Kezeljen egy adott helyzetet?
• Oldjon meg egy adott problémát?
• Változtassa meg valamiről a véleményét?

Mi kerüljön mindenképpen a szövegbe?

• Döntsük el, mi az üzenet lényege!
• Írjuk össze – lista vagy szófelhők segítségével (l. alább) –, mely pontok szerepeljenek a szövegben, függetlenül azok sorrendjétől!
• Húzzuk ki a felesleges pontokat!
• A többi pontot csoportosítsuk logikai alapon!
• Pótoljuk hiányzó ismereteinket; listázzuk, mit kell ellenőriznünk, és/vagy milyen szakértővel kell egyeztetnünk!

Ez a megközelítés gyakorlatilag minden nem irodalmi jellegű szöveg esetében alkalmazható, azaz emlékeztetők, jelentések, levelek, használati útmutatók stb. szövegezésekor. Az olyan hivatalos dokumentumok esetében, mint a jogszabályok, különleges szövegezési és szövegszerkesztési szabályokat kell követni.

Ezenkívül alkalmazhatjuk a „hét kérdés” módszert is. Így biztos, hogy nem felejtünk ki egyetlen lényeges információt sem:

MI? Üzenetem lényege
KI? Az érintettek köre
MIKOR? Dátum, óra, időkeretek, határidők
HOL? Helyszínek
HOGYAN? A körülmények, magyarázat
MIÉRT? Az okok és/vagy a cél
MENNYI? Számokban kifejezhető és mérhető adatok