4. Fogalmazzu nk röviden és tömören!

Röviden...

Hogyan tudjuk szövegünket megtisztítani a feleslegtől?

• Egyértelmű dolgokat felesleges kijelenteni. Bízzunk az olvasó józan eszében!
• Felesleges telezsúfolni a dokumentumot olyan kifejezésekkel, mint például „amint az közismert”, „személyes véleményem szerint”, „mind A, mind B szempontjából egyaránt”. A hasonló vagy azonos jelentésű szavak ismétlése (tautológia) stílushiba (pl. „valós tény”: egy tény mindig valós; „vizuális látvány” stb.). Ugyanígy vigyázzunk a szinonimahalmozással is.
• Kerüljük az önismétlést! Amikor például egy hoszszú nevű bizottságra hivatkozunk, elég egyszer kiírni a teljes nevet. „A kérdést felvetették a nyelvi kiadványszerkesztési útmutatók beszerzéséért felelős bizottságnak. A bizottság azt válaszolta…” Mondatszerkezetekben is vigyázzunk az ismétlésekkel: „A szoftver olyan szoftver, amely…”. Az ilyen mondatok monotonná teszik a szöveget, ráadásul a fogalom önmagával való meghatározása logikai hibának számít.

A rövidebb dokumentumok és mondatok általában
nagyobb hatást képesek gyakorolni.

Iránymutatásul:

1 dokumentum = legfeljebb 15 oldal
1 mondat = átlagosan 15–20 szó
(inkább legyen több, de rövidebb mondatunk!)

Az Európai Bizottság dokumentumaira jellemző túlzottan hosszú mondatok sokszor akadályozzák a szöveg pontos megértését. Ha lehet, bontsuk ezeket rövidebb mondatokra! Ne feledkezzünk meg a kötőszavakról („de”, „tehát”, „azonban”), nehogy a logikai összefüggések elhalványodjanak a szövegben. Kerülendő azonban az azonos értelmű kötőszavak halmozása („de viszont”, „de ellenben”, „hogy vajon” stb.).

...és tömören:

Fejezzük ki magunkat egyszerűen, amikor csak lehetséges! Emiatt nem fogják a szerzőt kevésbé műveltnek vagy igényesnek tartani, viszont hitelesebbnek fog hatni a szöveg.

azon tény fényében, hogy	mivel
bizonyos számú	néhány
a nagy többség	a legtöbb
ennek megfelelően	eszerint
annak érdekében, hogy	azért, hogy
a következők céljából	azért, hogy
a következők esetében	ha/amennyiben
amennyiben nem ez a helyzet	ha nem, akkor…
ez utóbbi esetben	ilyenkor / ez esetben
kapcsolatosan/vonatkozóan	-ról/-ről

Az egyszerű, letisztult stílus további ismérvei:

...kerüli a kétértelműséget

Ha ugyanaz a szó több különböző dologra vonatkozik, félrevezetheti az olvasót:

Kérelmének beadási határideje kedd. Az említett határidő módosítására kérelmet nyújthat be. Kérelme… (de melyikről is van itt szó?)	Kérelmének beadási határideje kedd, de szükség esetén igényelhet határidőmódosítást. Kérelme…

...valamint a „stilizálási célú” szinonimacserét

Lehet, hogy úgy érezzük, érdekfeszítőbb a szöveg, ha ugyanazt a dolgot többféleképpen nevezzük (szinonimák alkalmazásával). Ennek is megvan azonban az a veszélye, hogy összezavarja az olvasót:

Kérelmét keddig kell beküldenie. A bizottságnak jogában áll folyamodványát visszautasítani. (Mármint a kérelmet – vagy valami mást?)	Kérelmét, melyet keddig kell beküldenie, a bizottságnak jogában áll visszautasítani....

...és tagadó szerkezetek helyett inkább állításokat használ

Nem ritka, hogy a kérelmeket elutasítják, ezért ne éljen panasszal mindaddig, amíg meg nem bizonyosodott afelől, hogy kérelmét nem hiányosan nyújtotta-e be.	Meglehetősen gyakori, hogy a kérelmeket elutasítják, ezért kérjük, csak akkor éljen panasszal, ha megbizonyosodott afelől, hogy kérelmét hiánytalanul nyújtotta be.